Предрассудки и стереотипы об ИТ аутсорсинге

Как и у любого другого предмета или услуги, у ИТ аутсорсинга есть сторонники и есть противники. Работая в сфере ИТ аутсорсинга, мы с сожалением вынуждены отметить, что большинство неприемлющих аутсорсинг людей руководствуются мифами и легендами, некоторые из которых мы попробуем развеять ниже.

Однако, даже прочитав эту страницу помните, что договор на ИТ Аутсорсинг — это как догвор на кредит, в нём обязательно что-то написано мелким шрифтом, а что-то умышленно не написано. Помните: адекватное и всестороннее согласование договора – вот залог вашего спокойствия и качественного обслуживания. Ведь основной плюс ИТ аутсорсинга как раз и есть тот факт, что все договорённости скреплены договором, а не устными договорённостями и угрозами «сломать ноги, если что не так будет.

Свой специалист решает проблемы быстрее.

Подобное заблуждение мы встречаем в нашей практике чаще всего. Благодатной почвой для него является тот факт, что собственный специалист всегда «на виду» и «под рукой». На практике же этот миф опровергается целым рядом фактов. Самая вероятная ситуация, когда происходит два сбоя в один момент времени, штатный сотрудник не может разорваться и решать их обе одновременно, а компания-аутсорсер – может сделать это за счёт большего штата специалистов. Более того, в силу большего объёма работ, сотрудники аутсорсинговой компании имеют больше опыта, а значит знают причину возникновения проблемы и у них нет необходимости несколько часов искать её. Любой сотрудник любой компании является специалистом в той или оной области и не может быть специалистом сразу во всех. То же относится и к ИТ специалистам: один человек не может быть специалистом и по серверам и по сетям и по продвижению сайтов и т.д. Именно по этой причине перед любой компанией, имеющей свой собственный штат ИТ специалистов, рано или поздно встаёт необходимость привлечения дополнительных сотрудников для внедрения того-или иного решения, или исправления той или иной проблемы. Более того крупная ИТ компания в большинстве случаев имеет возможность предоставить вам подменное оборудование, что существенно ускоряет возобновление рабочего процесса.

Однако, всё перечисленное выше, это лишь очевидные, прямые потери. И это лишь надводная часть айсберга. Подводная же его часть гораздо больше и сложнее. Любая ИТ инфраструктура, не продуманная сначала, рано или поздно станет неуправляемой, сбойной махиной, которая будет тормозить весь бизнес. Компания системный интегратор
имеет опыт в модернизации ИТ под потребности бизнеса, более того, она заинтересована выступать с инициативами подобных модернизаций, ведь чем лучше и быстрее у вас всё работает, тем меньше времени тратят на вас сотрудники аутсорсинговой компании. Очевидно, что реализация таких инициатив невозможна без наличия многолетнего опыта многих технических специалистов и консультантов.

Приходящий системный администратор – выгоднее.

C технической большинстве случаев работа с приходящим системным администратором осуществляется по принципу «залатывания брешей», или решения проблем по мере их поступления. Очевидно, что такая схема не приводит ни к чему хорошему. Инфраструктура «слепленная» таким образом не может стабильно работать и рано или поздно начинает рассыпаться, её масштабирование становится трудоёмким и дорогим процессом, а уровень знаний специалиста «на все руки»(знает обо всём по чуть-чуть) не могут обеспечить должный уровень надёжности и отказоустойчивости.

С финансовой точки зрения такое сотрудничество тоже не выглядит благоприятным и оправданным. Любой сотрудник, а тем более приходящий может заболеть, уволится, а в случае если он не оформлен в штат (а так чаще всего и бывает с приходящими специалистами) просто исчезнуть. С очевидной стороны это проблема оплаты больничного и отпуска, с неочевидной – поиски нового сотрудника, затраты на HR, а если имел место конфликт с бывшим системным администратором, то ещё и восстановление доступов и прочих реквизитов необходимых для управления ИТ.

В случае сотрудничества с компанией аутсорсером такой сценарий невозможен по ряду причины: во-первых из-за заключённого договора, по которому компания ИТ-Аутсорсер не может просто исчезнуть, во-вторых прелесть аутсорсинга как раз в том, что технических специалистов много и они легко заменяют друг друга.

Свой специалист всегда находится под контролем.

В основе этого мифа лежат те же иллюзии, что и в основе первого. Кажется, что работу сотрудника постоянно находящегося в офисе проще контролировать, проще получать от него информацию и отчёты о проделанной работе, но это не так. Однако если чуть-чуть задуматься об этом то становится очевидно что это крайне наивное заблуждение! Штатные ИТ специалисты рискуют только частью заработной платы, а работают согласно устным договорённостям, ведь только единицы компаний разрабатывают должностные инструкции и втягиваются в эту бумажную волокиту сами и втягивают своих сотрудников. Большинство работодателей, ограничиваются неформальными договорённостями.

Контроль над компанией аутсорсером и его методы чётко описывается в договоре. Таким образом при должном согласовании пунктов договора, деятельность обслуживающей компании становится прозрачной и легко контролируемой. Более того на фоне недоверия к поставщикам ИТ услуг на современном рынке ИТ услуги лучшей рекламой становится – сарафанное радио, так что компании аутсорсеру проще пойти вам на встречу, чем лишится потенциальных клиентов.

Мы не можем доверить наши данные сторонней компании.

Происхождение этого мифа для нас по сей момент остаётся загадкой. Возвращаясь к описанному выше, вспомним, что штатный ИТ специалист в худшем для себя случае рискует только частью заработной платы или трудовой книжкой, в то же время как компания аутсорсер несёт ответственность согласно подписанному договору, а хуже того репутационные риски.

Давайте попробуем перечислить каналы, по которым возможна утечка информации. Итак первая и самая распространённая ситуация – утечка через сотрудников компании. Тут следует уточнить, что подобная утечка может носить как технических характер, например копирование базы 1С на флешку, так и механически, например переписывания финансовых данных от руки, и если от первых защита есть, то от вторых – нет. Вторая канал утечки данных – взлом, третий, хотя это уже не совсем утечка, случайное или умышленное их уничтожение сотрудником компании.

В случае привлечения штатного ИТ специалиста, все эти риски ложатся на компанию, в случая привлечения ИТ компании –нет. Заключая договор на ИТ обслуживание компания аутсорсер обязуется защищать вас от взлома, утраты или технического хищения информации и несёт ответственность за выполнение этой работы, вам остаётся только принимать на работу надёжных сотрудников, которые не будут переписывать от руки или фотографировать на мобильный телефон конфиденциальную информацию.

ИТ Аутсорсинг это очень дорого.

Данный миф произрастает из некорректных расчётов и рассеивается очень простым примером.

Вот такие простые расчеты помогают вам экономить более 50%, от того, что вы тратите в данный момент на ИТ.

Наш опыт показывает что большинство компаний аутсорсеров это молодые люди с юридическим лицом.

Это очень двоякое заблуждение. Очевидно в его основе лежит тот факт, что большинство ИТ специалистов достаточно молоды, особенно на фоне руководителей большинства современных предприятий. Однако большинство штатных ИТ специалистов тоже будут «молодыми людьми», но только без юридического лица. С другой стороны любая компания проходила этап, когда представляла собой двух-трёх молодых, или не очень молодых людей.

Если более детально останавливаться на компаниях из парочки молодых людей, то чем это оказывается плохо? На практике – ничем. Уже тот факт, что несколько человек смогли организоваться в компанию, зарегистрировать юридическое лицо, создать сайт, умеют управлять своим временем, собой и предпочитают работать, а не бездарно тратить время, просиживая 6 часов в день без дела, работаю на дядю, характеризует их крайне положительно. Вы уверены, что ваш штатный специалист так смог бы вести себя также организованно?

Нам не нужны ИТ слуги, у нас всё работает и ничего не ломается.

А вот это заблуждение – самое опасное. То что у вас всё работает, не означает отсутствие проблем. Большинство заболеваний у человека в инкубационный период протекают бессимптомно, и чем дольше медлить, тем сложнее потом лечить.

Так и в ИТ. Чем дольше всё «работало и не ломалось», тем страшнее будут последствия, когда всё всё-таки сломается.

Более того надо понимать, что факт работоспособности ИТ инфраструктуры вовсе не означает оптимальную её работу, которая просто невозможна, если она брошена на самотёк. И конечно лучшее лечение – это профилактика!!!

А зачем что-то менять, если у нас всё работает нормально?

Если у вас всё работает нормально, то поменять что-то следует ради того, чтобы всё заработало ХОРОШО!

Как правило этому мифу подвержены больше всего руководители предприятий или их отделов, которые мало изменились Советских времён, т.е. руководители Советской закалки. Почему так происходит? Однако такой взгляд на ИТ аутсорсинг говорит скорее о не осведомлённости в области ИТ, ведь привлекая себе на службу ИТ технологии можно оптимизировать многие процессы, сократить финансовые издержки, независимо от типа компании, будь то старый советский завод по сей день работающий на государство, или такой же старый советский завод, разграбленный и превращённый в офисный центр.

Зависимость от компании аутсорсера.

Зависимость от компании поставщика ИТ услуг – меньшая из бед. Ведь есть ещё зависимость от воды, воздуха, электричества, почты, интернета…

На самом же деле зависимость компании от штатного специалиста в разы выше. Как много вы знаете о своей ИТ инфраструктуре? Как охотно штатный специалист показывает вам её элементы и рассказывает о них назначении? Подписывал ли ваш системный администратор должностную инструкцию и если да, было ли в ней описано, что он должен предоставить вам документацию по всей своей работе, передать все схемы, пароли и прочие реквизиты. Да? Он уже сделал это? А если завтра он не выйдет на работу?

Потребуйте от ИТ компании прописать в схеме передачу вам всех реквизитов о вашей ИТ инфраструктуре и не будет речи о зависимости, ведь ИТ компания привязана к вам договором и не может просто игнорировать вас.

Компания Аутсорсер не несёт ответственности.

И опять вернёмся к самой популярной теме штатного ИТ специалиста. Какую ответственность несёт руководитель ИТ отдела или его сотрудники? Заработная плата? Трудовая книжка? И если сотрудники работают неофициально?

В то же время ИТ компания несёт ответственность, которая описана в договоре, составляемом совместно с заказчиком. Вы сами выбираете какую ответственность и за что возложить на обслуживающую компанию.

И конечно главный вопрос, что получит ваша компания, если в результате падения сервера на кануне сдачи проекта и системный администратор будет уволен за это с записью в трудовую книжку «не соответствует занимаемой должности»? Верно! Ничего! А обслуживающую компанию можно привлечь к ответственности и потребовать компенсировать понесённые убытки.

Мы маленькая компания – нам это не надо.

Такое убеждение как правило свидетельствует о неосведомлённости человека о текущем состоянии ит инфраструктуры и о её возможностях. Ит – это гибкий инструмент, с помощью которого можно серьёзно оптимизировать большинство бизнес-процессов компании, если вы считаете что вам достаточно чтобы «это всё хозяйство просто работало» вы серьёзно заблуждаетесь, ведь ваша ИТ инфраструктура может не просто работать, а работать за вас.

Единственной отличие в аутсорсинге для маленьких компаний от аутсорсинга для больших компаний в том, что маленькие компании использует его преимущественно для сокращения расходов, а большие компании для оптимизации огромного количества бизнес процессов и контроля работы сотен и тысяч сотрудников.

Однако данное заблуждение таит в себе и неочевидную угрозу. Любая, даже брошенная на самотёк, ИТ инфраструктура будет расти вместе с бизнесом и рано или поздно станет огромной трудноразрешимой проблемой, и вот тогда придётся вложить в неё столько сил и времени, что они с лихвой покроют все «сэкономленные» ранее деньги.

Мы потеряем контроль над ИТ инфраструктурой.

Для того чтобы потерять контроль над чем-то, его необходимо изначально иметь. А вы уверены, что её контролируете ВЫ, а не ваш системный (или ещё лучше – приходящий) системный администратор? Вы уверены, что вы знаете всё что он делает?

Основываясь на уже прочитанной информации, становится очевидно, что контроль на инфраструктурой гораздо выше, когда есть подписанный договор с компанией которая дорожит своей репутацией, а не устные договорённости с системным администратором.